もう春休みですね。学年が変わるこの時期、毎年話題になるのが「学校のプリント整理」です。
コロナ禍でプリント配信がメールや学校のホームページからとなったところも増えていますが、それでもまだまだ紙媒体で配付されているケースもあると思います。
今日は学校のプリント整理をどうしているかについて、違うやり方2例をご紹介します。
学校のプリント整理：イシダの場合。
わが家には今年小学6年になる娘と小学3年になる息子がいます。今日はそんなわが家のプリント事情についてお伝えしようと思います。
コロナ禍でオンライン授業が本格導入されてきた今、学校からのプリントもホームページにアップされるなど、配布形態が変わってきました。持ち帰ってくるプリントの枚数が減ったことで、整理に割く時間も大幅に減りました。ありがたい限りです。
プリント保管はデジタル・アナログ併用派
以前は「学校だより」「学年だより」「クラスだより」は全てその都度Evernoteにデータ保存していたのですが、今では、行事予定や来週までに用意するものなどが書かれたお便りのみをEvernoteに保存しています。外出先でもすぐに調べることができて便利です。
とはいえ昭和生まれの私はまだまだアナログ派。（笑）
プリント整理はデータ保存だけではありません。娘用と息子用１冊ずつ、さらに共通お便り用の計３冊のクリアポケットファイルも併用しています。紙でファイリングするメリットとしてはどこに何が書いてあったか、一目で瞬時に探しやすい点があげられます。
ファイリングしているプリントの種類は…
では、どのようなプリントをファイリングしているのか？ということですが、大きく分けて2種類、「何度か見返すプリント」と「すぐには使わないけれど後で使うプリント（例えば札幌の場合なら、スキーの割引券付きお便りなど）」。
それ以外は迷わずシュレッダー行きボックスへ入れます。
ちなみに先述したEvernoteに保存している行事予定や持ち物などが記載されたプリントは持ち歩き用としてデータ保存していますが、「何度か見返すプリント」なので紙でも保存しています。
「来週の図工に何を用意したら良いの？」などいちいちお母さんに聞かなくてもファイルを開けば子供自身もいつでも確認することができます。
プリントを保管するまでの流れ
プリントを選別し、保管するまでの流れを簡単にご紹介します。
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1ランドセルからお便りを出す
子供が自分でランドセルからお便りを出すお便り置き場（無印良品木製書類整理トレー）
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2プリントを確認して選別する
私がお便り置き場を確認し、一読して大半はその場でシュレッダー行きボックスへ
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3残すものはEvernoteやファイルへ入れる
行事予定や持ち物などが書かれたプリントはEvernoteに保存後、「何度か見返すプリント」や「後日使うプリント」と共にファイルへIN
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43月に1年分を整理する
1年かけて少しずつたまっていった３冊のクリアファイルのプリントは、毎年春休みに全て出してシュレッダーにかけます。
厳選された分しかファイルされていませんので、シュレッダーの所要時間も全部で15分もかかりません。
これで終了です。
ファイルに入れるのが面倒なのでは？と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、大抵のお便りがその場でシュレッダー行きになるので、実際にファイリングするのは多くても１〜２枚の厳選されたプリントのみ。ファイリングにかかる時間は実質わずか数十秒です。
お便り置き場もファイルもシュレッダー行きボックスも全て１箇所に設置しているので、「内容確認」→「要不要の判断」→「保存or処分」までの一連の流れがスムーズに行えます。お便り置き場は寝る前までには常に空になるようにしているので、プリントの山になることもありません。
お便り置き場と習慣化が成功のカギ
ただし、この仕組みがラクなのは子供が自分でランドセルからプリントを出して、お便り置き場においてくれることが大前提です。お母さんが確認するのは、お便り置き場のみ。
わが家の場合、1年生の初めの頃は子供が出す前に私がランドセルを開けて確認することも多かったのですが、「学校からもらったプリントは、帰宅後すぐにお便り置き場に出す」という習慣作りに取り組んでからは一気にラクになりました。
モノを極力増やしたくない私は、当初お便り置き場を作ることにも少し抵抗がありました。雑多な紙が山積みになるのは、視覚的ストレスになりますし、見落としにつながるのではないかと考えていたのです。
しかし結果は逆でした。あえて専用の置き場を設けたことで、とりあえず机の上に置くこともなくなり、自分に余裕のあるタイミングでゆっくりプリントに目を通すことができるようになりました。1人ならまだしも、たくさんお子さんがいるご家庭ではなおのこと大変ですよね。
ただ一つ残念なのは、最初にもう少し色味を抑えた見栄えのするクリアファイルを選んでおけばよかったということ！買い換えるのは簡単ですが、娘が1年生の時から繰り返し使用し、いい感じに出し入れしやすくなっているのでこのまま卒業まで使い続けようと思っています。何より子供達がパッと見でわかりやすいので「これでヨシ！」としています。（笑）
4月から新一年生になるお子様のいるご家庭などは、子供の自主性やお母さんの時短の面を考えても早めに仕組みを整えることをおすすめします。
学校・保育園のプリント整理：トイの場合
我が家には4月から小1、中3の2人の子どもがいます。上の子は紙でなくデータ配信、下の子は紙でもらってくるので仕組みは別々です。
プリント管理で私が重視しているのは、夫婦で同じだけ情報共有をすること。基本的に私の方が書類・タスク・金銭管理が苦手なので、私が全部やるのではなく夫にもすべて確認してもらい、その都度誰が何をするかを考えています。
デジタル配信のプリントの整理
上の子の学校はお便りがすべてClassiというオンラインサービスを介して配信されるので、紙で配られることはありません。ただ、ClassiのUIがイマイチで検索性が悪いので、配信されるたびにこちらがデータを適切に保存していかないと、情報を後から探すのはとても大変です。
step
1配信された内容を確認
メールで通知が来るので、Classiにログインして内容を確認します
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2年間行事予定・月間予定のみEvernoteへ
年間行事予定と月間予定は見返す可能性があるので、スマホ上でpdfをEvernoteにエクスポートしておきます。その他は基本そのまま何もしません。
step
3把握しておく必要のあるものだけ手帳に転載Evernoteへ
必要な物をその時に用意したり、仕事の調整をするために手帳にその都度書き込みます。
私の場合は手帳ですべてを管理しているので、この過程が一番大切です。
保育園のプリント管理
保育園のプリントは少なくて助かりました。年間行事、月のお便り、行事の申し込み、プール・英会話・体操のスケジュール、給食献立が配付されていました。
我が家は朝の家事育児を夫がしてくれていたので、基本的にこれらのプリントに目を通す必要があったのは夫。夫は朝子どもと自分のお弁当を作る時に行事などを確認するので、ファイリングせずに、キッチンにあるホワイトボードにそのまま貼ってありました。
年間行事はカレンダーと私の手帳、プール・英会話・体操のスケジュールはカレンダーに転載しておいて、抜け漏れがでないように（仕事を入れてしまわないように）気を付けていました。そして、月のお便りや献立は、翌月のお便りがきたら入れ替えて処分していました。
小学校のプリント管理
娘の小学校生活6年間を経験しているので、その間に試行錯誤しました。とりあえず、幼稚園の段階でプリントを残しておいても見返さないことはわかったので、その都度処分、紙として残さないと決心していました。ちょうど2013年頃からEvernoteとScanSnapを使い始めたので、とりあえず持ってきたプリントすべてスキャンしていました。
でも結局、
- スケジュール関連や持ち物が書いてあるもの以外は見返す機会もない
- 何度も必要に応じてプリントを確認するのが時間の無駄に感じる
ことから年間行事以外スキャンすることもやめ、その都度手帳に必要事項を書き込んで処分する方式にしました。
step
1ランドセルから出す
娘が低学年の頃はリビングの隣に学校関連の物とランドセル置き場を作っていたので、ダイニングテーブルに出してもらっていました。
息子のランドセル置き場もまずはリビング近くに作るので、そこにプリントトレーを置こうと考えています。
step
2予定や持ち物をチェックして手帳に書き込む
こちら側で何かしら行動が必要なものとそれ以外で判断します。予定を把握しておく必要があったり、持ち物を準備しないといけない場合それを手帳に書き込みます。
何月何日に持って行く必要があるものを買いに行けるのはいつか？というところまで考えて、スケジュールに落とし込んでおきました。
また、ここで夫に対応してもらうことがあったら把握しておいてLINEで送ったり、直接話して依頼したりしていました。
step
3夫に「見たら捨ててねー」＆週間予定は子どもが管理
私が必要な内容を書き込んだら、あとは夫にプリントに目を通してもらってから処分。
一週間の予定のプリントは、子どもが自分でランドセルの中に入れて毎日確認していました。
紙は1度しか触らない
娘が小学校に入る直前にこの仕事を始めました。暮らし全般を整える上で、基準を明確にして物を管理することはとても大切で、私の日常生活でも情報の管理は課題となりました。
それまではプリントなどの情報はファイリングして保管し「管理するもの」だと思い込んでいたのですが、常に使える状態にしておくことが大切で、その状態は人それぞれ異なることがわかりました。またその都度処理して、「紙は一度しか触らない」というメソッドもその頃に知りました。
私の場合は、プリントから私が把握しておくべきことをスケジュールとともにその場で手帳に書き出す方法が、情報を常に一番効率的に使える状態にできました。夫は見える場所に貼っておいて、気になった時に確認する方がやりやすいようです。
4月から下の子が小学校に入学してからも、プリント管理の基本的な方向性は変わらないと思いますが、その都度やりやすいように対応したいと思っています。
プリント管理／整理収納は目的を明確にすることがポイント
これまでもたくさんの方のプリント管理をお手伝いしてきましたが、まったく同じプリントが配付されていても保護者によってプリントの存在、保管する目的や意味が大きく違うことを目の当たりにしてきました。
まずは、自分にとってプリントはどんな存在なのか、残す意味は何なのか？を明確にする必要があります。これは、自分の考えで大丈夫。いくら片づけ・整理収納のプロが「手放したらスッキリしますよ」と言っても、少しでも手放すことに不安がある場合は残した方がいいです。
プリントを取っておきたい派の考えも色々
- 長子が小学校に入りたての場合、何をどのくらい残せばいいかよくわからないから
- 後から振り返って見返すから
- 下の子の時にも「上の子の時どうだったかな」と参照するから
- 後で写真と一緒にアルバムを作るから
- 思い出の１つだから
- ママ友によく学校の予定や持ち物を聞かれるから
- ファイリングが好きだから
- いちいち判断するのが面倒なので、1年分すべて1カ所にためてまとめて捨てた方が楽だから
プリントの管理方法も色々
- Evernoteなどクラウドサービスを使用する
- スマホのお便り管理アプリを使用する
- 写真を撮って、カメラロールのアルバム保管
- 写真を撮ってLINEのキープメモに送っておく
- 手帳・カレンダー・Google Calenderに予定を写す
- 家の情報ステーションに継時
- 冷蔵庫に貼っておく
- バインダーに挟んで立てる／寝かせる
- クリアファイルにカテゴリーごとにまとめてファイルボックスに入れる
- クリアポケットファイルにカテゴリーごと／人ごとに入れる
- 2つ穴ホルダーに穴をあけてファイリング
- ボックスやトレーに積んで行く
どれかが正しく、必ずうまく管理できるというわけではありません。
ぜひ自分に合ったやり方を見つけてみてくださいね！
