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時間のオーガナイズ

時間管理が苦手は、3つの行動を変えることから克服できる!

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この記事では、時間管理が苦手な人が、時間に追われなくなるコツを3つ紹介します。

  1. 時間を見えるようにする
  2. 何をするか、具体的・明確にする
  3. 時間を見積もるクセをつくる

もともと、私は時間管理が大の苦手です。いつも〆切ギリギリにならないと取り掛かれず、スケジュールはいつも詰め込みすぎ、結局毎日何かしら「やらねばならない」に追われて焦っていました。そんな時間管理が苦手なところから、どうにか普通に時間管理ができるようになった実践済みのコツです。

こんな時間管理が苦手な方におすすめ

  • いつも〆切、期限ぎりぎりか間に合わない
  • 時間はあるはずなのに、結局何もできていない
  • いつも忙しいと感じる
  • まわりの時間管理ができている人にあこがれる
  • 本当は、もっとやりたいことがある

「時間管理」は、時間を管理すると書きますが、実際に私たちが管理できるのは時間ではなくて自分の行動なんですよね。時間管理が苦手な人は、まずは時間をうまく使えるように自分をコントロールできるようになる、という意識を持つことが苦手克服の最大のコツです。

うまく時間と行動を紐づけ、そして自分が行動しやすいように工夫をしていくことがポイントです。

 

 

1:時間を見えるようにする

時間を見えるようにするポイントは4つです。時間管理が苦手な人は、時間感覚が乏しく、「いつの間にか時間が経っていた」ということが多いです。

 

時間管理が上手くなる最大のポイントは、時間をとらえられるようになることです。

 

(1)現状を把握する
(2)スケジュール(時間割)を書き出す
(3)時計を身に付ける
(4)タイマーを利用する

 

 

時間管理のコツは現状把握から!

時間管理のコツ

時間管理が苦手な人は、まずは、自分がどんな過ごし方をしているか現状を知るところから。私の場合例えば朝は、

 

6時半・・・起床
6時半~8時・・・朝ごはん作る、朝ごはん食べる、片付け、身支度

このくらいザックリとした認識でした。

 

この1時間半の間にこれらの「名のある行動」をしているものの、1つ1つにどれだけかかっているかは不明。さらに、1つ1つにどのくらいかかっているかを想像して、足してもトータルで1時間半にはならないという、謎。時間管理苦手な人はみな、同じような傾向があるようです。

 

1日中行動をすべて記録するのは大変ですが、まずはできる範囲で意識して何をしているのかを、記録してみてください。そうすると、結局私は朝からながらでメールチェックをしていたり、新聞を読んだりしていました。そのため、必要以上に時間がかかっていました。また、人によっては動かずに頭の中で色々と考えている時間が長い方もいます。

 

 

1日をトータルで記録してみると、意外とこういう「空白の時間帯」が出てきます。ここが、今後改善していくところとなります。

 

 

コツは、見えるようにスケジュール(時間割)を書き出す!

時間管理が苦手な人は、スケジュール管理も苦手です。スケジュールを書き出す理由は2つあります。

 

1 「朝起きてから寝るまでどんな風に生活できたら、暮らしの質が上がりそうか」の理想を想像するため。
2 時間管理の練習をするため。

 

ただ漫然と目の前のモノゴトに取り組むよりも、自分の理想の暮らしが描けていた方が現実とのギャップも見つけられますし、理想に向かっての努力もできます。

さらに次の項目でも詳しく紹介しますが、いつ何をするかがはっきりわかっている方が、楽に動きだせます。

 

時間やタスクに追われている時は、たいてい1日や1週間のスケジュールを俯瞰できていないですし、逆についダラダラしてしまう時は、自がでやりたい、やった方がいいことなどの「目標」を見失っています。

 

さらに時間管理が苦手な人の場合、1日の中での時間配分がうまくありません。朝起きてからの予定を全部決めて書き出していても、なかなかその通りに実行できないのではないでしょうか?

 

その理由は後半に説明しますが、毎日のスケジュールを書いて振り返って検証することで、自分の行動、時間の使い方を理解・修正することができます。

 

 

 

まずは腕時計を身に付けるところから!

スマホを持つようになってから、腕時計をしている人が減っていると思いませんか?時間管理が苦手な人は、ほぼ腕時計をしていません。もしくは、していても見ていません。

 

「時計を見て、時間を頻繁に確認する」という行為を習慣づけると、時間感覚がついていきます。

 

 

さらに、タイマー・アラームを利用する


いくらスケジュールを組んで、腕時計をしていたとしても、自分がやっていることに没頭するタイプの場合は「あら、もうこんな時間」となりがちです。

 

また完璧主義・完全志向の方も、例えば資料を探す場面や、欲しいものを探す場面でより良いものを延々と探し続けてしまうような傾向がありま。このように時間管理が苦手な人は時間経過を意識できない特徴があります。

 

一人で何かをしている時は、タイマーやアラームを利用します。腕時計、ストップウォッチ、スマホ、スマートスピーカー…。自分で使いやすいものを使ってみてください。

 

私の場合は、●分で何をすると決めている場合には、iphoneでsiriに「●分タイマーをかけて」と言うのが一番早いのでそうしています。
タスクが複雑で、確保している時間が長い場合には15分刻みでタイマーをかけています。アラームがなることで、例え本来の行動から脱線してしまっていても気づけます。

 

 

 

2.時間管理を上達させるには、何をするかを具体的・明確に決めて、確認&習慣化。

何をするか、しなくてはならないかがわかっていても、それが漠然としていてはなかなか行動に移せません。例えば、痩せたいと思っていても、そのために具体的に何をするのか、いつやるのか、いつまでにやるのかがわかっていないと結果につながる行動がなかなか起こせません。

 

これは、大がかりな目標やプロジェクトに限った話ではなく、日々の小さな家事や、メール返信などのタスクも同じです。

 

簡単で、毎日やるような内容ほど、タイミングや順序や所要時間が決まっていて、それが習慣化されていれば実行されやすいです。

 

考えなくても体が動く、それが習慣。

 

例えば歯を磨くときや、靴を履くとき、着替える時。無意識に同じ順番でやっていますよね。日々の小さなタスクについても、具体的・明確に決める何をどのようにやるか具体的、明確に決め、習慣化しましょう。

 

 

また、時間管理が苦手で、ついうっかり〆切に間に合わなかったり、予定を忘れてしまったり・・・を繰り返してしまう場合は、予定を確認する仕組みがうまく作れていないことが原因です。

 

手帳、スマホなどツールは何でもいいですが、自分で使いやすい場所1カ所にまとめて(あちらこちらにメモを分散させないようにして)、必ず毎日朝晩確認するようにしましょう。

 

さらに、あまり予定が立て込んでない日ほど「まだ余裕!」と勘違いしてしまいやすいので、意識して先取りすると、あとあと楽です。

 

 

 

 

3.時間管理がうまくなるコツは、時間の見積もり

時間管理上達の3つめのコツは、時間の見積もりです。

 

時間管理が苦手な人は100%見積もりが甘いです。もしかすると、見積もりすら立てていないかもしれません。

 

見積もりが甘いと、短時間で終わると思っている行動が結局制限〆切までに終わらなかったり、待ち合わせに間に合わなかったり、予定を詰め込みすぎてしまったりします。(私はすべてに当てはまっていました)

 

先ほどスケジュール(時間割)について書きましたが、はじめのうちは見積もりがうまくないので、スケジュール通りに進まないはずです。

 

それを、半日~1日に1回振り返ると、だんだん自分の行動傾向を把握でき、見積もりがうまくなります。

 

ちなみに、 人が集中できるのは15~30分程度だそうです(大学の講義が途中で集中が切れますよね?)。集中が切れると、行動は遅くなるので、休憩を見積もりに含めるのもコツです。

 

時間の見積もりをする時のポイントは、

①ある程度細かいステップに分けて、それぞれの時間を見積もる
②それぞれの行動にかかる時間を計る
③終わりの時間で終わらせる

 

①ある程度細かいステップに分けて、それぞれの時間を見積もる

少しでも複雑な行動(いくつかのステップを経て、行動が完結するようなもの)に関しては、大きな枠でとらえるよりも、小さなステップに分けてからそれぞれにかかる時間を見積もる方がより現実的です。また、小さなステップに分ける方が実際に行動をする場合にも、一度にたくさんのことを考えなくていいので楽です。

 

例えば、家事。「家事」とひとくくりにするよりも、洗濯機に入れる、洗濯を干す、クローゼットに戻す、床の物を片づける、掃除機をかける…このように1つ1つにかかる時間を見積もります。

 

また、初めての場面や、難しそう、苦手な場合は、一般的なイメージの1.5倍の時間で見積もります。

 

②それぞれの行動の時間を計る

時間管理が苦手でも、予定を立てるところまでは、実行している人が多いですが、実際にどれくらいかかっているかを計測している人はあまりいません。

 

毎日すべての行動を計る必要はないと思いますが、実際の所要時間を知らないと次の見積もりに活かせませんので、まずは計ってみてください。

 

例えば、家事の場合 だいたい、3分、5分、10分という区切りのいい数字で考えている方が多いようです。でも、例えば10分で見積もっていたら30分で3個終わる家事が、本当は1つ6分で終わるものだったら、30分で5個できるわけです。

 

その分浮いた時間を、他にやりたい事にまわせますよね。

 

人はやりたくない・苦手なことは、より長くかかると見積もる傾向にあります。また、メールやSNSなどについては、時間を短く見積もっていることが多いです。

 

掛かった時間は、スケジュールなど見積もりの結果として記録しておきましょう。

 

 

③終わりの時間で終わらせる

私たちは、提出期限、支払い期限など「●月●日●●時まで」という明確な締め切りは、意識していますし、基本的には守れますよね。(時間管理が苦手な場合、このあたりから危ういケースも多々ありますが。)

 

でも、日常の小さな出来事に終わりは決めていますか?

 

仕事で言うと、

・メールのチェック、返信にかける時間
・社内の会議
・資料作成時間
・懇親会の時間

 

家庭でいうと、

・TV、インターネット、SNSを見る時間
・ご飯を作る時間
・ママ友とランチをする時間
・家事をする時間

などです。

 

これらを、「取り掛かって、終わった時が終わりの時間」としていては、時間管理が苦手じゃなくても、たとえ1日が何時間あっても足りません。

はじめる時に、先に終わりの時間を決めておくのがポイントです。そして、決めた時間に終わらせること。そうすると、以下のようなメリットがあります。

 

・終わりが決めっていると、集中できる
・時間の見通しが立つので、1日の予定が立てやすい
・やるべきタスクが終わらせやすいので、自分の好きなことに時間を使える(可能性が上がる)

 

「時間があるはずなのに、結局やりたいことができない」という人には、特に効果てきめんです。

 

 

時間管理が苦手な人が時間に追われなくなるコツまとめ

  • 時間管理は、行動管理。いかに楽にうまく自分の行動をコントロールするかがコツ
  • 時間管理は、見える化がコツ!
  • 時間管理のコツは、行動が具体的・明確になっていること
  • 時間管理上達には、時間の見積もりが必須!

 

さらに時間管理を上達させるには「なぜ時間管理をするのか」の考え方も大切です。時間管理が苦手だと感じている方、もっとうまく使えるようになりたいと思っている方向けにセミナーも開催しています。

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