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時間・行動の最適化

時間管理:有効に時間を使いたい時に考えること6つ

この記事では、私が「忙しい!もっと時間を有効に使いたい!(もっとやりたいことをやりたい!)」と思った時に、自問自答してきたポイントを5つまとめています。

 

言葉では「時間管理」と言いますが、時間そのものを管理できるのではなく管理できるのは自分の行動その結果時間を生み出せるのです。

 

 

 

 

 

 

 

時間管理の自問自答①
今、時間を作れたら本当にやりたいコトは何?

時間・行動の整理まずはじめにしっかりと目的意識をもつようにしておくと、手段がぶれにくくなりますね。

 

コラムで「片づけは手段である」と常々書いているのと同様、時間を生み出すための行動管理は手段であるということを忘れてはいけません。

 

ただやみくもに時間が欲しいと願っていたり、時短意識に取りつかれていても、ただの忙しそうにしている人になってしまいます。

 

 

実際に何分の時間を生み出し、その時間で何をしたいか具体的にイメージできていますか。

 

あと1時間寝たい、一杯のコーヒーをゆっくり淹れて飲みたい、10分で花を飾りたい、30分子どもと集中して遊びたい、30分ランニングをしたい

 

 

ここでは、本当に自分が望むことを考えるのがポイントだと思います。誰かの真似や、「人から素敵だと思われそう」が前提ではないコトです。

 

 

そして本当にやりたいコトを実現できるように、その手段を考えて行くのです。

 

 

1日は24時間。

 

 

何のために時間を生み出すの?本当にやりたいコト何?

 

 

時間の管理はまずは、自分に対することの問いかけから始めます。

 

 

 

 

時間管理の自問自答②
時間と行動は紐づいているか?

時間と行動の整理厳密には時間を管理するのではなく、自分の行動を管理するということは先ほど書きましたが、さらに詳しく。

 

 

時間と行動が紐づいていますか?

 

 

「時間感覚」とも呼ばれますが(これは生まれつきの特性による面もありますが)時間に追われている方ほど、1つ1つの行動にかかっている時間をざっくりとしか把握できていない傾向があります。

 

「だいたい10分」や「30分~1時間くらい」といった捉え方です。

 

 

もし、特定の行動にかかる時間を知らない場合は1度しっかりと測ってみると必ず発見があります。

 

 

発見は例えば、

・長くかかると思っていたモノゴトに意外と時間がかかっていない
・普段のペースよりも少し急ぐだけで、5分短縮できそうだ
・自分の見積もりはいつも短すぎる傾向があるから、+30分で考えよう

 

などです。

 

 

時間を計ることで、行動と時間が紐づけば1日の予定をもっと正確に組めるようになります。また、人に何かをお願いする時も、概算時間を伝えた上でお願いすることができるので相手も引き受けるかどうか判断しやすくなります。

 

 

こうして1つ1つの行動時間を測って見直していくと、今と同じ行動内容だとしても、自分のやりたいことに費やす時間を生み出せます。

 

 

仕事の場でも、メール送受信、資料作成、会議、移動時間…それぞれにどのくらいかかっていますか。実測時間をトータルした数字を見て、それは適切に感じますか。長く感じませんか。

 

 

家の中でも、家事1つ1つにかかる時間を計ったことがありますか?

 

実際の行動にどのくらいの時間がかかっているか知らないまま、時間と行動の整理をすることは不可能。

 

ちょっと立て込んできたなと思った時、これまでやったことがない仕事が入った時には私は1日中タイムログを取っています。そうすると、必ず「時間を掛けすぎている行動」が見つかり、時間短縮のためにどう効率化していくといいか考えられるようになります。

 

 

 

 

時間管理の自問自答③
営業時間決まってますか?守れてますか?

まずこれができるだけでも絶対に、人生が変わる!というのは、自分の営業時間を仕事だけでなく家事を含めて決めてしまうということ。

 

 

そもそも、日本の文化は「遅刻」にはとても厳しいわりに、「延長」にはルーズな傾向があります。小学生の時に授業に遅刻することは怒られるのに、授業の延長は平然と行われる理不尽(もしかすると、今の時代は減っているかもしれませんが)。あ、「日本の文化」と大風呂敷を広げてしまいました。日本を代表する文化…カラオケは延長に厳しいですね。

 

話を戻すと、例えば会議の始まりは決まっていても終わりの時刻が守れなかったり(決まっていないことさえあったり)、残業が当たり前になっていたり・・・。

 

 

自分でスケジュールを作っていても「押す」だらけになってしまうと、予定が大幅に狂ってしまいます。

 

 

ぜひ、自分で営業時間を決めてみてください。

 

 

もちろん、365日毎日その通りにいくはずはありません。なかなか時間を決めにくい、そして守りにくい場合は、週1回でも達成できるようにしてみると、生活が変わっていきます。

 

 

家事については、やろうと思えばやることに終わりがありません。やってもやっても、探せばどんどん出てきてしまうのが家事。

 

 

ですので、仕事以上にしっかりと営業時間を決めておいて、そこで終了。それ以降は自分や家族のために時間をつかうことで「やるべきことに追われる暮らしをしている」という感覚から脱することができるようになります。

 

 

 

 

 

時間管理の自問自答④
今、目の前に集中できてますか?

時間の整理目の前の物事に、集中できているかどうか。これが4つめのポイントです。時間と行動の整理の話でもありますが、実は思考の整理にもつながっています。

 

時間と行動に関係する話ですが、生産性があまり高くない人の特徴として、マルチタスクを過信していることがあります。

 

 

1つのことに取り組むべき時に頭の中に複数のことをが思い浮かんでいると、集中できていないので、必然的に効率は下がります。

 

 

生産性が低いというのは、「やるべきことを決めて取り組んでいるのに、結局終わらない」ということですが、もしかすると1つのことに集中できていない可能性があります。

 

もし目の前の取り組むべき内容から気が逸れそうになったら、その内容をメモに取るなどして忘れないようにして、すぐに今やるべき事に意識を戻しましょう。

 

 

ここからは余談になるのですが、目の前の出来事に集中できているかどうかは、日常生活の幸福度にも関係してくると言われています。

 

 

例えば、話を聞いてほしいと子供が話しかけているときにスマホばかり見ていたら?

 

 

返事をしたとしても、子供の話が真剣に頭の中に入ってきてはいません。また、話している子どもから見ても、目線が合わないと、ないがしろにされていると言う印象になるでしょう。

 

 

レジャーに出かけたり、映画をDVDで見たり、その場を楽しむ場面なのに、違うことを想像していたり、スマホで別のことをしていたらその楽しさを心の奥底から味わうことができません。

 

 

五感を使って食べることに集中していないと、食後何を食べたか聞かれても答えることができません。

 

 

心ここに在らず、は文字で書くと結構悲しくないですか・・・?

 

 

もう少し広い話で言うと、過去のことをずっと悔やみ続けていたり、未来のことを心配しすぎたりと、今目の前にある暮らし以外のことに思いを集中させていると、その方が感じる幸福度は下がってしまうそうです。

 

 

時間や行動の効率化をするだけでなく、あなたの幸せの感じ方までもを左右する「目の前の出来事に集中できているかどうか」。

 

 

仕事、家事、レジャー・・・。頭に思い浮かんだ場面から、目の前にあることに集中してみると変化に気づくことができます。

 

 

 

 

 

時間管理の自問自答⑤
やめることはないのか?

思考の整理「本当にやりたいことをやるために、時間を生み出す」という考え方の方向はかわりませんが、あれこれ何でもやりたいこととなると思考はどちらかというと「足し算(+)」の傾向になってしまいます。でも逆に、何かを足すよりも減らす「引き算(-)」を考えた方が楽になるケースもあります。

 

 

時間は限られているし、「あれもこれもやらなくてはいけない」という思考になっているといつの間にかストレスが溜まります。

 

 

・そもそも、やる必要はあるのか?

・もっと別の楽なやり方ではできないのか?

・この頻度がちょうどいいのか?

・自分以外の人にお願いすることはできないのか?

 

このように、別の選択肢を考えることができます。

 

 

本当にやりたいことをやる、理想の暮らしにつながっていかないことをやめます。

 

 

ただ「こうあるべき」思考になっていると、やめることが見つからないかもしれません。

 

 

その場合、

・小さくても「面倒だな」「億劫だな」などストレスになっていることをやめる

・人と話をする、本や雑誌を読むなどして、違う価値観をみつける

・他のやりたいことと天秤にかけて、自分の暮らしがよりよくなる方を選びもう一方をやめる

などの方法があります。

 

 

漠然と書くと少し壮大な話に聞こえますが、日常生活では小さなことです。

 

  • 洗濯が面倒だから、マット類(バス、トイレ、キッチンマットなど)をやめる
  • 消毒が面倒だから、布の布巾をやめてペーパータオルで代用する
  • 替え時がわかりにくいから、安いキッチンスポンジを1日1つ使う
  • 子どもとの時間を大切にしたいので、子どもの前でのSNSをやめる
  • 自由時間を確保したいので、掃除機掛けをやめる(ロボット掃除機を採用する)
  • 子どもと遊ぶ時間を確保したいので、食器の手洗いをやめる(食洗器を使う)
  • 時間確保と、洗濯機のカビを防ぎたいので、手で干すことをやめて乾燥機を使う
  • メール返信などの時間を確保するために、運転で移動することをやめる(公共交通機関を使う)
  • スマホで連絡が来ているかどうかをチェックする回数を下げる

  • 買い物を毎日ではなく、三日に一回にする

  • 週2回付き合いで行っているランチを1回に減らす

などなど。

 

1つ1つは小さいのですが、塵も積もれば山となる。1つずつ不要なことをやめていくことで、暮らしは楽になります。

 

 

 

時間管理の自問自答⑥
仕組みは作れないのか?

これが最後の自問自答ですが

 

「あ!これ前にも同じことした気がする」

「前もこの時間を短縮できないかって思ってた」

「実際に時間を測ったら、時間がかかりすぎると感じた」

 

ということに対して、その都度効率のいい仕組みを作れないか考えています。

 

これも1つ1つは小さなことで、私の場合仕事関係が多いのですが家事にも言えると思います。

 

  • そこまで頻繁にやらない仕事は、忘れるので手順をマニュアル化する
  • 経理作業で申し込み日、事前入金、売上計上日など日程をあちらこちら探さなくて済むように一覧表を作っておく
  • 講座のお申込みから講座後の案内まで、申し込み時にすべてのメールを送信予約しておく
  • ルーティンはその日何をするか考えなくていいように、1ヶ月すべてスケジュールを作っておく
  • 一緒に使うものは、あちこち出し入れしなくていいように「セット」を作っておく
  • 買い物を時短するために、毎回買う物を決めておきそれだけをネットスーパーで注文する
  • 日用品は使用頻度を1年分調査して、定番は何月に何を何個買うかスケジュールしてしまう
  • 収納場所が確保できる場合必ず使う消耗品は1年分買ってしまう
  • 書類は後から2度読んだりしなくていいように、1回読んだ段階でその後のアクションを付箋に書いて貼っておく
  • 掃除は頻度でルーティンを決めて何月に何をするを1年分スケジュールする
  • パスワードアプリを使って、すべてのパスワードがすぐにわかるようにしておく

 

(細かすぎて、生活環境が違う方には全然参考にならないかもしれませんが…。)

 

このように、仕組みを作っておくと日常生活の中での無駄な時間が減ります。

 

マニュアルを作ったり、表を作る場合には1回目は時間がかかるのですがその後はその仕組みがあることで、時短になります。

 

 

 

時間管理の自問自答のまとめ

この記事では、私が忙しい!時間が足りない!とか、何か滞っている気がする…!と思う時に自問自答する内容を6つご紹介しました。

 

片づけと同様、目的ありきで時間管理は手段です。そこをしっかりと押さえた上で、うまく自分の行動をコントロールできるといいですね。

 

忙しい時にそんなことを自問自答しているからますます時間がかかるんでは…?と感じる方は、ぜひまずはここから。変えるべき行動を3つご紹介しています。

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  • この記事を書いた人

株式会社OPT LIFE

札幌市~北海道全域 ご自宅を訪問して一緒に片づけをする業者です  ・・・  毎日探し物・忘れ物で時間に追われる、家でくつろげない、片付けてもすぐリバウンドしてしまうを解決 ・・・  片づけの先にある 「本当は、〇〇したい」を叶えるお手伝をしています

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